Vrste dogodkov: od konferenc do porok

Naj gre za poroke, kongrese, zabave ali manjša sprejema – ne glede na to, kako velik in obsežen naj bi bil dogodek, si je treba že na samem začetku vedno zastaviti ista vprašanja: Kakšen je namen mojega dogodka? Koliko ljudi bom povabil? Kdaj bo vse to potekalo? In kje bom priredil dogodek? Torej bi si morali, tako rekoč, vprašanje o smislu dogodka zastaviti še pred načrtovanjem in ne kar takoj začeti z njim. Ali pa recimo tako: dogodke, v katere smo se lotili brez načrta, ponavadi precej hitro prepoznamo…

Da bi ti olajšali odločitev, smo zate zbrali nekaj vrst dogodkov. Imenujmo to »kaj bi rad?« v svetu dogodkov.

Večerni dogodki in zabave (gala/plesi/zabave)

Za dogodek je nepomembno, a vendarle odločilno dejstvo, da se večerni dogodki, ne glede na to, ali gre za formalno slovesnost, ples ali neformalno zabavo, odvijajo zvečer. Večinoma se na te dogodke pripeljejo spremljevalci (prostovoljno ali neprostovoljno), kar močno vpliva na število udeležencev. Glede na obliko večernih prireditev so plesi in gala prireditve (da, res se imenujejo gala prireditve) v smislu organizacije nekoliko zahtevnejši v primerjavi z zabavami.

Medtem ko se na plesih in gala prireditvah uporabljajo visokokakovostni materiali pri Vabila, Meniji in Deko ki jih je treba uporabiti, na zabavah pogosto zadostujejo že Letaki, Nalepke in kartonski krožniki.

Razstave in sejmi

Tu je z poslovnega vidika mogoče navezati veliko novih stikov, svoje podjetje ali izdelek pa lahko predstavite široki, večinoma zelo zainteresirani javnosti. Obiskovalci pridejo, tako rekoč, z željo, da spoznajo nekaj novega. To na eni strani olajša stvarmi, na drugi strani pa žal niste sami, zato se morate pravočasno poskrbeti za ustrezna oprema njegovega sejemske stojnice poskrbeti. 

Možni načini, kako ciljno usmeriti množico obiskovalcev k lastnemu razstavnemu prostoru: Pulti, Zastave, Svetlobni stebri, Šotori/paviljoni in še veliko več Letaki. Saj je treba priljubljene sejemske vrečke napolniti z lastnimi materiali, preden to stori kdo drug. Tukaj je dovoljeno biti tudi malo bolj ustvarjalen, saj peti kemični svinčnik v nekaterih primerih morda ne bo več povzročil velikega »wow« učinka.

Vsi obiskovalci dogodka:

Seveda se veseliš, ko na svojem dogodku vidiš znana obraza. A tudi nova obraza ti pomagajo pri poslovnem napredku. Te potencialne obiskovalce dogodka seveda ne dosežeš prek lastnih CRM-kanalov (tj. prek skrbi za obstoječe stranke). Ker je pridobivanje novih strank zelo raznoliko področje in bi preseglo okvir tega kratkega podnaslova, naj le omenimo: Kdo bi lahko bili potencialni novi kupci in kako jih dosežem? Ne glede na to, ali jih nagovarjam s posebnim ciljnim oglaševanjem prek oglasov v družbenih medijih ali s taktično pametno umeščenimi kampanjami zunaj doma (glej naše članke na to temo Zunanje oglaševanje), če ne vem, kdo naj bi bili bodoči obiskovalci, bo to težko, drago in z majhnimi možnostmi za dolge vrste pri vstopu. 

Festivali kot vrhunski dogodki

V nasprotju z majhnimi sprejemi so festivali prava mojstrovina v svetu prireditev. Obiskovalci sicer tudi stojijo, a to je verjetno edina skupna točka, saj se festival glede na velikost lahko spremeni v pravo organizacijsko mamutsko nalogo. Tukaj sicer zadostujejo že odrske zastave in razstavni panoji, toda ko se pričakuje nekaj tisoč gostov, je Seznam izdelkov skoraj brez omejitev.

Opremljeno za obletnico podjetja

Praznovanje obletnice je skoraj osebna zadeva. Zaposleni, sodelavci in pomembni stranke – to je v bistvu vse. Praznujemo, tako rekoč, sami sebe, in da bi se tega čim dlje spominjali, je pravo Trgovsko blago izredno pomembno. Tako se ob 30-letnici obletnice lahko izrazi občudovanje nad Zaponka ob 10-letnici komajda zadržujem smeh ob kolegici za sosednjo mizo.

Praznovanje ljubezni dveh ljudi

Čeprav je bil naziv »Masterclass« sicer že dodeljen festivalom, so poroke glede organizacije vsekakor primerljive s festivali. Čeprav se jih običajno udeleži manj kot »tisoče« gostov, se pogosto zdi, da jih je prav toliko. Zlasti pri porokah velja: denar včasih ni več pomemben, nič ne sme manjkati in če je to Opozorilna tabla če se puščica, ki kaže na »Buffett«, nenadoma upogne ali če se napis na njej zbledi, se stopnja drame hitro povzpne v neizmerne višave.

Konference in kongresi

Tu se srečujejo strokovnjaki, včasih celo z mednarodno udeležbo, in to od enega do več dni. Prihaja se, da bi nekaj odnesli s seboj. Čeprav se to večinoma omejuje na poslovne vidike, pa se vseeno tudi Bloki, Mape, Brošure ali Mape vključene – te je torej treba izdelati v skladu z blagovno znamko konference/kongresa.

Krepitev lastne ekipe

Krepitev povezanosti, boljše spoznavanje drug drugega, zabava. To so temelji dogodkov v okviru podjetja. Možnosti za utrjevanje teh medčloveških vezi je veliko. Lahko gre za popoldne z različnimi športnimi igrami, lahko pa tudi za skupno kuhanje. Kar se skoraj vsakdo, ne glede na vrsto dogodka, veseli, so spomini, kot so Majice ali Jakne. 

Predstavitev novih izdelkov

Način predstavitve novih izdelkov ali dosežkov je stvar osebnega okusa. Od voditeljev, ki so znane osebnosti, do majhnih predstavitev izdelkov na tedenskih sestankih, od svetlobnih in laserskih predstav do PowerPointove predstavitve. Ali želite »veliki pok« ali ne, je odvisno od vas. Velikost dogodka pa je seveda odločilna za njegovo pripravo. Od notranje nameščeni plakati vključno z Kampanje zunaj doma Vse je mogoče.

Seminarji in delavnice

Prenos znanja – to je v skratki. Prav v manjših skupinah je ta pretok informacij najučinkovitejši, seveda ob ustreznem prostoru in pripravi. Pomembni so odmori, prav tako pa tudi pogostitev. Čeprav obstaja možnost, da se seminarje in delavnice izvajajo tudi spletno v obliki spletnih seminarjev, pa osebni stik prinaša prednosti. Veliko je odvisno od obsega in tem; za dvo-urne seminarje na primer ni nujno, da vsi zaposleni pripotujejo iz drugih regij. Vendar bi tisti, ki je že kdaj preživel večdnevno delavnico na daljavo pred zaslonom, zagotovo raje izbral potovanje.

Če organizirate »offline« seminar, lahko razmislite o izdelavi »offline« gradiva, kot so na primer Kugelschreiber, Mape, Bloki ali celo celotne Brošure v zvezi s strokovnimi področji, o katerih se bo razpravljalo.

Dan odprtih vrat

Kot že pove ime, obiskovalce povabimo v vsakdanje delovno življenje. To se lahko nanaša na šolsko okolje, pa tudi na pisarniško delo, proizvodne hale ali raziskovalne ustanove. Gre tako rekoč za majhne PR-dogodke, na katerih lahko ponudite avtentičen vpogled v zakulisje. Da bi izkušnjo nekoliko podaljšali, lahko z darilci in majhnimi pozornostmi obiskovalcem podarite delček te izkušnje in se jim vtisnete v spomin, s čimer se vključite tudi v njihov vsakdanjik.